Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - Teil 2

Am 11. Juni 2021 hat der Bundestag das sog. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) beschlossen. Das Gesetz fordert von den Unternehmen erheblichen Umsetzungsaufwand zur Herstellung von Compliance. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Frage, was Unternehmen bereits heute schon tun können, um bei Inkrafttreten zum Jahr 2023 gut gerüstet zu sein. Lesen Sie auch hier den ersten Artikel unserer Reihe, in dem wir einen ersten Überblick über die wesentlichen Inhalte des Gesetzes geben und uns bereits vertiefter mit Fragen der Anwendbarkeit auf verschiedene Unternehmensstrukturen beschäftigen.

Dieser Artikel ist Teil einer Reihe, in der wir jeweils weitere Kernpunkte genauer beleuchten werden, insbesondere die Frage, welche Haftung aus dem Gesetz folgt und welche Konsequenzen das Gesetz für die mittelbaren Zulieferer in der Lieferkette haben wird. Gern stehen wir auch für die individuelle Beratung zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich vertrauensvoll an uns.

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I. Überblick

Am 1. Januar 2023 tritt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Kraft. Ziel des Gesetzes ist es, in Deutschland ansässige Unternehmen zur Einhaltung von Sorgfaltspflichten zu verpflichten, um die Einhaltung von Menschenrechten und wesentlichen Umweltschutzstandards in der Lieferkette zu gewährleisten oder zu verbessern. Das Gesetz sieht dafür diverse Sorgfaltspflichten der Unternehmen in dessen Anwendungsbereich vor, deren Umfang sich erweitert, je konkreter eine Verletzung von geschützten Menschenrechten oder umweltbezogenen Rechtspositionen wird. Unternehmen können sich bereits jetzt insbesondere auf diejenigen Sorgfaltspflichten vorbereiten, die unabhängig von der konkreten Risikolage jedes Unternehmen treffen (Sorgfaltspflichten der Stufe 1).

Auf Initiierung des Europäischen Parlaments im März 2021 arbeitet die Europäische Kommission an einer Richtlinie zur Regelung der Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Bereich ESG (also Umwelt, Menschenrechte und verantwortungsvolle Unternehmensführung). Der Abschluss des Verfahrens ist für 2024 geplant; womit auch angleichende Änderungen des deutschen Gesetzes zu erwarten sind. Der aktuelle Richtlinien-Entwurf des Europäischen Parlaments sieht insbesondere eine klare zivilrechtliche Haftung vor. Nach dem deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist eine solche zivilrechtliche Haftung zumindest dem Wortlaut nach ausgeschlossen. Einer unserer nächsten Artikel der Reihe wird sich mit der Frage der Haftung unter dem deutschen

II. Vorbereitende Maßnahmen

Allgemein sollten Unternehmen eine ESG-Compliance-Strategie entwickeln und umsetzen, die zielgerichtet den relevanten Compliance-Risiken in der eigenen Lieferkette begegnet. Die Strategie sollte die durch das neue Gesetz vorgegebenen Sorgfaltspflichten berücksichtigen, jedoch nicht starr auf diese beschränkt sein. Die regulatorischen Vorgaben in diesem Bereich befinden sich in einem Prozess der ständigen Veränderung und tendenziellen Verschärfung. Es ist ratsam diesem Prozess mit gewissenhafter Vorbereitung zu begegnen, um nicht den sich wandelnden Vorgaben hinterherzulaufen:

1. Überblick verschaffen durch eine Bestandsaufnahme und Informationssammlung hinsichtlich der eigenen Lieferkette

• Erfassen der unternehmenseigenen operativen Bestandteile der Lieferkette für alle Produkte des Portfolios
• Erfassen der (wesentlichen) externen Beteiligten der eigenen Lieferkette für alle Produkte des Portfolios hinsichtlich der (sofern bekannt auch mittelbaren) Zulieferer und Kunden
• Identifizierung von abstrakten, für das Unternehmen und die jeweilige Branche relevanten Risiken / Risikoindikatoren hinsichtlich der Verletzung von Menschenrechten und umweltbezogenen Rechtspositionen; hier kann auf die ggf. vorhandene ESG-Compliance Policy zurückgegriffen werden; diese Maßnahme dient der Konkretisierung und Beschränkung auf relevante Themenbereiche innerhalb des fast unbegrenzten Bereichs Umwelt, Menschenrechte und verantwortungsvolle Unternehmensführung
• Erfassen und Sammeln von im Unternehmen vorhandenen relevanten Informationen hinsichtlich der vorhandenen Risiken für Menschenrechte und umweltbezogene Rechtspositionen für die jeweiligen Beteiligten der Lieferkette, dies auch unter Zuhilfenahme der Informationsrechte unter den bestehenden Zuliefererverträgen
• Einführung einer unternehmenseinheitlichen Dokumentation der so gewonnenen Informationen
• ggf. Nutzung einer digitalen Lösung zur Informationssammlung
  und -Verarbeitung

2. Identifizierung und Bewertung von Risiken aus der eigenen Lieferkette

• Identifizieren und entsprechende Dokumentation der konkreten vorhandenen Risiken
• Bewertung und Gewichtung der jeweiligen Risiken nach Schweregrad und Dringlichkeit (Hohe Dringlichkeit = Die Verwirklichung des Risikos durch den Eintritt einer Verletzung steht kurz bevor)
• Erfassen der Zulieferer und unternehmenseigenen operativen Bereiche, die das Unternehmen dem jeweiligen Risiko in der Lieferkette aussetzen und ggf. detailliertere Analyse des Risikoprofils dieser Beteiligten

3. Entwicklung und Umsetzung eines Maßnahmenkatalogs zur Prävention/Abhilfe von Risiken und Verletzungen

• Prüfung und ggf. Überarbeitung der vorhandenen Vertragsmuster und allgemeinen Einkaufsbedingungen auf ausreichende Informations- und Eingriffsrechte, wie regelmäßige Audits, Kontrollmechanismen und Besichtigungen sowie ggf. Kündigungsrechte bei Verstößen
• Prüfung der konkreten vorhandenen Verträge insbesondere mit den identifizierten Risiko-Zulieferern hinsichtlich dieser Rechte und Aufnahme von Gesprächen/Verhandlungen zur Verbesserung der Rechtsposition
• Prüfung und Erfassen der Vertragspflichten gegenüber (strategisch und wirtschaftlich wichtigen) Kunden und Prüfung der Compliance mit diesen Pflichten, insbesondere der vorhandenen Rechte in Zuliefererverträgen diese Pflichten weiterzugeben
• Ergreifen von angemessenen Präventionsmaßnahmen bei identifizierten Risiken bzw. von angemessenen Abhilfemaßnahmen bei identifizierten Rechtsverletzungen im eigenen Geschäftsbereich und gegenüber unmittelbaren Zulieferern; bei substantiierter Kenntnis auch gegenüber mittelbaren Zulieferern (Sorgfaltspflichten der Stufe 2 und 3)

4. Einführung eines internen Risikomanagements einschließlich Festlegung der Abläufe und Verantwortlichkeiten

• Anpassung und Ergänzung des bestehenden Compliance-Managements im Unternehmen um den Bereich ESG/Lieferketten und Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit, ggf. Bestimmung eines/r Menschenrechtsbeauftragten, sowie Identifizierung aller internen Stakeholder

• Anpassung der internen Reporting-Pflichten, um die effiziente Nutzung und Bündelung der Informationen zu gewährleisten

• Einplanen oder Erhöhen eines Budgets für das Risikomanagement

• Definieren von Aufgaben für das Compliance-Management:

  • Erstellen bzw. Prüfung einer Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie/ESG-Strategie (Sorgfaltspflicht der Stufe 2) und Einführen dieses Standards in die Vertragsdokumentation
  • Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen
  • Abarbeiten identifizierter Risiken und Verletzungen nach Schweregrad und Dringlichkeit durch Umsetzung des jeweiligen Maßnahmenkatalogs (Sorgfaltspflicht der Stufen 2 und 3)
  • Kontrolle der Wirksamkeit der Präventionsmaßnahmen und Abhilfemaßnahmen (Sorgfaltspflicht der Stufen 2 und 3)
  • Nutzung und Überarbeitung der vorhandenen Informationsquellen und Prozesse, etwa der Fragebögen zur Geldwäscheprävention und KnowYourCustomer-Prüfung der Geschäftspartner und der Selbstauskunft der Zulieferer
  • Identifizierung von weiteren Informationsquellen und Integration in den operativen Ablauf
  • Vorbereiten und Informieren der Mitarbeiter insbesondere im Sales-Bereich durch Schulungen, Guidelines und Informationsmaterial
  • Einrichtung eines unternehmensinternen oder Teilnahme an einem externen Beschwerdeverfahren und Kontrolle der Wirksamkeit des Verfahrens
  • Dokumentation der Erfüllung der Sorgfaltspflichten
  • Vorbereitung einer jährlichen Berichterstattung über die Erfüllung der Sorgfaltspflichten

5. Regelmäßige Überprüfung, Aktualisierung und Verbesserung der Risikoanalyse und der eingeführten Prozesse

Die zu bewertende Datenlage verändert sich stetig, sei es durch eine Veränderung der Rechtslage, einen veränderten Marktstandard hinsichtlich bestimmter Sorgfaltsanforderungen oder tatsächliche Entwicklungen etwa der Lage an einem ausländischen Produktionsstandort. Es wird daher erforderlich sein, die Risikoanalyse sowie die oben aufgeführten Prozesse und Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen, zu aktualisieren und zu verbessern.

6. Weitere Quellen für Informationen

Folgende Stellen sollten Sie als zusätzliche Quelle für weitere Informationen bzw. relevante Entwicklungen im Blick behalten:

• Gesetzgebungsverfahren der EU Richtlinie
• Veröffentlichungen des BAFA, das Handreichungen zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten erstellen wird; das BAFA verweist auf die Fragen- und Antwortliste auf der Seite Wirtschaft & Menschenrechte des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (https://www.csr-in-deutschland.de/DE/Wirtschaft-Menschenrechte/Gesetz-ueber-die-unternehmerischen-Sorgfaltspflichten-in-Lieferketten/FAQ/faq.html); nach unseren Informationen werden diese FAQ laufend aktualisiert und um Ergebnisse aus konkreten Anfragen durch die Wirtschaft ergänzt.
• Branchenverbände und Interessengemeinschaften (hier insbesondere auch Informationen über Zertifizierungen)

Hinweis: Dieser Artikel hat einen Bearbeitungsstand zum Datum des Erscheinens und bezieht daher keine gegebenenfalls nach diesem Datum eintretenden Entwicklungen ein.