Wer trägt die Kosten für das Home Office?

Nach derzeitiger Rechtslage besteht für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen¹ kein Anspruch darauf, aus dem Home Office zu arbeiten. Es ist auch nicht zu erwarten, dass ein solcher eingeführt wird. Zwar gab es im vergangenen Jahr einen entsprechenden Vorschlag im Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, dieser wurde jedoch beinahe gänzlich verworfen. Der nun vorliegende Entwurf des Bundesministeriums beinhaltet lediglich eine Erörterungspflicht des Arbeitgebers.

Auch die am 27. Januar 2021 in Kraft getretene Corona-Arbeitsschutz-Verordnung sieht keinen Anspruch auf Home Office, sondern lediglich eine Begründungspflicht im Falle der Verweigerung von Home Office durch den Arbeitgeber vor.

Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, dass der Arbeitnehmer aus dem Home Office arbeitet, stellt sich insbesondere die Frage der Kostentragung:

Kostentragung für das Home Office

Grundsätzlich trifft Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitnehmern die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen und die Kosten hierfür zu tragen. Diese Pflicht betrifft die Ausstattung des Arbeitsorts des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob im Home Office oder Unternehmen.

Ist der Arbeitsort des Arbeitnehmers ausschließlich das Home Office, muss folglich dieses ausgestattet werden. Während die Ausstattung mit IT-Equipment grundsätzlich weniger zu Auseinandersetzungen führt, birgt die weitere Ausstattung mehr Diskussionspotential. So sind Arbeitgeber selten bereit, Kosten für Schreibtisch, Schreibtischstuhl und vieles weitere zu übernehmen. Genau das ist aber die Konsequenz, wenn der Arbeitsort des Arbeitnehmers allein das Home Office ist. Arbeitgeber sollen durch die Verlagerung des Arbeitsortes weg aus dem Unternehmen nicht finanziell entlastet werden. Gleichzeitig sollen Arbeitnehmer nicht zusätzlich finanziell belastet werden.

Häufig stellt sich auch die Frage des Umfangs der Kostentragung. So kann der Arbeitnehmer geltend machen, dass sich bei wesentlicher Einschränkung der Nutzungsmöglichkeit von Räumlichkeiten innerhalb der Wohnung oder des Hauses der Aufwendungsersatz auch auf einen Anteil der Miete bezieht. Ebenso sind erhöhte laufende Kosten wie Strom- und Heizkosten ersatzfähig. Die Schwierigkeit für den Arbeitnehmer liegt darin, dass er nachweisen muss, dass die Kosten extra für das Home Office angefallen sind und sonst nicht angefallen wären. Bei Internet- und Telefonkosten wird dies verneint, bei Strom- und Heizkosten ist mindestens der Nachweis schwierig.

Andere Beurteilung, wenn Büroarbeitsplatz zur Verfügung steht

Eingeschränkt wird der obige Grundsatz der Kostentragung dadurch, dass die Kostenverteilung dem Interesse der Parteien entsprechen muss. Das heißt, dass derjenige, der das überwiegende Interesse an der Arbeit an einem bestimmten Ort hat, auch die Kosten zu tragen hat. Eine Vermutung für ein überwiegendes Interesse des Arbeitnehmers am Home Office besteht beispielsweise dann, wenn der Arbeitsplatz nur auf dessen Verlangen dorthin verlagert wird. Immer dann, wenn der Arbeitgeber im Unternehmen einen Arbeitsplatz anbietet, ist von einem überwiegenden Interesse des Arbeitnehmers auszugehen. Wäre dies nicht der Fall, würde der Arbeitgeber über Gebühr belastet und müsste zwei Arbeitsplätze ausstatten.

Abgrenzung in Corona-Zeiten schwierig

Oft entstehen hinsichtlich des überwiegenden Interesses Abgrenzungsschwierigkeiten. Besonders in Corona-Zeiten sind Home Office-Arbeitsplätze in beiderseitigem Interesse. Im Ergebnis dürfte hier jedoch wiederum der Arbeitnehmer bei der Kostentragung den Kürzeren ziehen, wenn der Arbeitgeber weiterhin einen Büroarbeitsplatz zur Verfügung stellt. Grund dafür ist, dass dann der Arbeitnehmer selbst die Entscheidung darüber trifft, ob er von zu Hause aus arbeiten möchte oder lieber in das Büro kommt. Daran ändert auch die Corona-Arbeitsschutz-Verordnung nichts, da sie dem Arbeitgeber lediglich auferlegt, dem Arbeitnehmer eine Tätigkeit aus dem Homeoffice anzubieten, aber keine Pflicht des Arbeitnehmers zur Tätigkeit aus dem Home Office vorsieht.  Anders ist das dagegen zu beurteilen, wenn der Arbeitgeber das Büro ganz schließt oder Mitarbeiter in Gruppen einteilt und eine Arbeit im Büro nach einem rollierenden System, beispielsweise nur jede zweite Woche, ermöglicht. Kontrollüberlegung ist immer die Frage, ob der Arbeitnehmer aus dem Home Office arbeiten darf oder muss. Nur bei letzterem gilt die Kostentragungspflicht des Arbeitgebers.

Am wenigsten Streitpotential besteht, wenn eine Regelung zur Kostentragung getroffen wird. Dies kann vertraglich - z.B. im Rahmen einer Home Office-Vereinbarung - oder auch durch Betriebsvereinbarung geschehen. Ist der Arbeitgeber dagegen zur Kostentragung verpflichtet, kann eine Kostenpauschale vereinbart werden. Möglich ist auch die vertraglich vereinbarte Abgeltung der anfallenden Kosten mit dem Arbeitsentgelt. Zu beachten ist dabei, dass eine Abgeltung nur dann in Betracht kommt, wenn die Aufwendungen einen geringen Anteil des Entgelts darstellen, die Aufwendungen hinreichend konkret benannt werden und auch die Abgeltungshöhe eindeutig aus der Regelung hervorgeht. Eine klarstellende Regelung empfiehlt sich auch in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch von zu Hause aus arbeitet und der Arbeitgeber daher nicht zur Kostentragung verpflichtet sind. In der Praxis zeigen viele Arbeitgeber hier gleichwohl Entgegenkommen und beteiligen sich mit pauschalen Zahlungen an den Kosten des Homeoffice.

Weithin bekannt ist, dass das echte mobile Arbeiten zumindest in punkto Arbeitssicherheit weniger Anforderungen an den Arbeitgeber stellt. Folge daraus wäre zumindest in der Theorie, dass Arbeitnehmer, denen ein mobiles Arbeiten ohne festen Arbeitsplatz ermöglicht wird, auch keinen Anspruch auf Übernahme der Kosten für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes haben. In der aktuellen Pandemie ist diese Lösung allerdings wenig glaubhaft: Von welchem Ort, wenn nicht dem heimischen Arbeitsplatz, können Arbeitnehmer aktuell arbeiten? Demnach ist auch dies aktuell keine Lösung, mit der Arbeitgeber eine Kostentragung vermeiden kann.

Ein verwandtes Thema ist die Einhaltung von Arbeitsschutzstandards im Homeoffice. Alexander Greth nimmt in seinem Artikel die relevanten Vorschriften und deren Anwendbarkeit im Homeoffice näher unter die Lupe.

¹Zur vereinfachten Leserlichkeit wird im Folgenden das generische Maskulinum für Arbeitnehmer und Arbeitgeber (m,w,d) verwendet.