Le riunioni degli organi societari ai tempi del Coronavirus

Come è noto, i Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri del 8 e 9 marzo 2020 impongono restrizioni alla possibilità di riunirsi e l’obbligo di evitare assembramenti, con conseguenti risvolti anche sulla tenuta di riunioni consiliari ed assembleari.

Il nostro ordinamento già prevede la possibilità di tenere riunioni di organi societari attraverso moderne tecnologie, dunque: audio-conferenza, tele-conferenza, video-conferenza o altre forme “telematiche” consentite.

Per le sole società a responsabilità limitata sono altresì possibili riunioni consiliari ed assembleari con metodo non collegiale (i.e. consultazione scritta e consenso espresso per iscritto) e quindi senza incontro fisico o virtuale degli aventi diritto.

Al fine della tenuta di riunioni “telematiche” sarà necessario il rispetto del metodo collegiale e dei principi di buona fede e parità di trattamento dei partecipanti inclusivi della possibilità di verificare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati e percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione nonché prendere parte alla discussione e alla votazione. In aggiunta, l’avviso di convocazione dovrà espressamente indicare i luoghi audio/video collegati.

Gli statuti delle società di capitali tipicamente ripetono piuttosto pedissequamente quanto sopra, in taluni (ma non tutti i) casi stabilendo altresì che le riunioni debbono ritenersi svolte nel luogo ove saranno (fisicamente) presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.

Nel contempo, gli statuti sociali prevedono le modalità di nomina del presidente e del segretario della riunione, stabilendo una sorta di decalage nella scelta del presidente (ovvero: in prima istanza il presidente del consiglio di amministrazione, ovvero in caso di assenza o impedimento – da intendersi anche la presenza fisica in un luogo diverso da quello in cui è presente il segretario della seduta –, il vice-presidente, l’amministratore delegato, la persona più anziana ovvero – in ultima istanza – la persona designata dagli intervenuti).

È inoltre tipicamente previsto che il soggetto verbalizzante possa essere scelto anche tra soggetti esterni al Consiglio di Amministrazione o alla compagine sociale (ben potendo, dunque, in caso di necessità chiedere ad un proprio familiare maggiorenne di assistere alla riunione nel medesimo luogo fisico ove sia presente il presidente, con conseguente piena validità del consesso).

Da quanto sopra discende che anche al tempo del Coronavirus, sia possibile – in condizioni di sicurezza per la salute e nel rispetto delle norme dettate dai provvedimenti sopra indicati – procedere alla tenuta di valide riunioni prediligendo i mezzi “telematici”.

A tal fine sarà utile – dopo una attenta valutazione delle concrete previsioni statutarie – convocare la riunione in un luogo ove possano essere fisicamente presenti il presidente ed il segretario, scelti con le modalità di cui sopra. Dunque sarà ben possibile convocare la riunione presso il proprio domicilio. Ove ciò non sia possibile si potrà convocare la riunione presso il domicilio di un altro consigliere o di un terzo (ciò solo per le assemblee dei soci dovendo il CdA sempre essere presieduto da uno dei consiglieri) che possa avere disponibilità di un familiare maggiorenne o altro soggetto in grado di fungere da segretario.

Potranno anche essere debitamente tenute assemblee straordinarie (in cui il notaio è chiamato a fungere da segretario) convocando le stesse presso il domicilio/studio del notaio il quale potrà dunque avvalersi di un soggetto terzo che funga da presidente della seduta (designato dagli intervenuti come tale).

Appare pertanto opportuno porre particolare attenzione alle modalità di convocazione indicando sempre nel relativo avviso:

• le modalità di tenuta della seduta ed i mezzi telematici per il collegamento (tenendo altresì a mente le potenziali esigenze di confidenzialità al riguardo, ad esempio fornendo la generale indicazione del mezzo adottato e manifestando la necessità di richiedere preventivamente al personale della società le password per accedervi, in maniera da poter controllare l’effettiva presenza di soggetti legittimati);

• una seconda (o anche ulteriore) data di convocazione dell’assemblea nel mese di maggio – ove non si intenda accedere al pur possibile beneficio del maggior termine di 180 gg previsto dall’art. 2364, comma 2, del codice civile – in maniera da non dover procedere ad ulteriore convocazione nel caso in cui si intenda invece tenere (o non sia materialmente possibile anche a ragione delle previsioni statutarie) una riunione fisica una volta venuta meno l’odierna esigenza.

Va da ultimo precisato che – nel caso lo statuto non imponga espressamente la presenza fisica del presidente e del segretario nel medesimo luogo – una posizione più “liberale” del disposto di legge appare consentire (in extrema ratio e maggiormente in linea con le odierne esigenze ed il contenuto dei citati decreti) la convocazione di riunioni del tutto “virtuali” ove venga prevista la partecipazione solo a mezzo di collegamento telematico e non sia dunque prevista una riunione “fisica”, di talché discenderebbe la possibilità che presidente e segretario siano collocati anche in luoghi diversi audio/video-collegati. In tal caso appare opportuno che la riunione venga convocata presso il domicilio del presidente manifestando che essa sarà però tenuta solo con mezzi telematici (invitando quindi gli aventi diritto a collegarsi esclusivamente agli stessi). In tali casi si suggerisce che la verbalizzazione dia espressamente conto (e faccia prendere atto) delle ragioni di necessità dettate dalla situazione di anormalità nel periodo in cui viene svolta la riunione.

Potete inoltre consultare un nostro ulteriore articolo sulla diffusione del COVID-19 in Italia.