Volgen van personeel: alleen volgens het (OR-privacy)boekje

Begin april kopten de kranten dat naar schatting zeker een half miljoen thuiswerkers via bedrijfssoftware wordt gecontroleerd door hun werkgever. Daarom kwam de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) begin vorige week met een 'OR-privacyboekje': een handreiking aan Ondernemingsraden die een cruciale rol innemen bij het opstellen van beleid bij het monitoren van werknemers.

Werkgevers zullen doorgaans gebruik maken van personeelsvolgsystemen. Dit zijn voorzieningen gericht op waarneming of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van in de onderneming werkzame personen. Ook systemen die (nog) niet worden gebruikt om werknemers te monitoren, maar daar wel geschikt voor zijn, kwalificeren bij voorbaat als personeelsvolgsystemen.

Voorbeelden van personeelsvolgsystemen die door de AP worden gegeven zijn software die toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik registreert, systemen waarin klantcontacten worden bijgehouden en voorzieningen die inzage in dossiers registreren. Ook meer fysieke controlesystemen, zoals gps-trackers, passen of badges en camera's of smartwatches, kwalificeren als personeelsvolgsysteem.

Als dergelijke systemen voor handen zijn, dan heeft de OR een instemmingsrecht. Dat betekent dat voorafgaande instemming door de OR voor de inzet van dergelijke systemen noodzakelijk is, en alvorens instemming te geven dient de OR zich volgens de AP enkele vragen te stellen.

Contractuele verplichting

Ten eerste moet de OR kunnen vaststellen of het nodig is een personeelsvolgsysteem te gebruiken. Daarbij is bijvoorbeeld relevant of op de werkgever een wettelijke of contractuele verplichting rust op grond waarvan toepassing van een dergelijke voorziening noodzakelijk is. Ook relevant is hoe de belangen van de werkgever zich verhouden tot de belangen van de werknemer, waarbij een rol speelt hoe indringend de observatie is. Als het mogelijk is het beoogde doel op een voor de werknemer minder ingrijpende wijze te bereiken, dan moet daarvoor worden gekozen. De antwoorden op die vragen kunnen de OR nopen tot het onthouden van instemming, of daar voorwaarden aan te verbinden.

Werknemers moeten altijd en wel vooraf op de hoogte te worden gesteld van de observatie. Werknemers moeten informatie krijgen over zowel het doel van de observatie, als het tijdschema, gebruik en de bewaartermijnen van de verzamelde gegevens.

Een personeelsvolgsysteem is niet hetzelfde als heimelijke observatie. Heimelijke observatie is in feite alleen toegelaten wanneer er een redelijke verdenking bestaat ten aanzien van één of meer werknemers die de inzet van een dergelijke zware controle rechtvaardigt; denk aan diefstal of inbreuken op internetbeleid. Dit is alleen in incidentele gevallen en onder zeer strenge - aanvullende - voorwaarden toegestaan. Het belang van de onderneming moet in het geding zijn, en andere middelen moeten zijn uitgeput. Tot slot moeten werknemers weten dat de mogelijkheid bestaat om heimelijke personeelsvolgsysteem in te zetten.

Administratie

Belangrijk om te noteren is dat gegevens verkregen met behulp van personeelsvolgsystemen niet zomaar mogen worden vastgelegd in de personeelsadministratie, om vervolgens op te duiken tijdens een beoordelingsronde als uitsluitende grond voor beoordeling. Werknemers dienen bovendien kort na de observatie door het personeelsvolgsysteem de kans te krijgen om op de resultaten daaruit te reageren en die dienen bij de resultaten te worden gevoegd.

Al met al een uitgebreide set voorwaarden waaraan de werkgever voorafgaand aan het monitoren van werknemers dient te voldoen. Aan werkgevers en OR tezamen de taak om ervoor te zorgen dat het OR-privacyboekje wordt gevolgd.