Ermittlungskosten bei Pflichtverletzung im Arbeitsverhältnis

Entsprechende Szenarien dürften jedem Arbeitgeber bekannt sein. Erlangt ein Arbeitgeber Kenntnis von Umständen, die den Verdacht einer erheblichen Pflichtverletzung eines Beschäftigten begründen, muss er zeitnah Ermittlungen einleiten, um den dahinterstehenden Sachverhalt möglichst detailliert aufzuklären. Dies ist zwingende Voraussetzung für sämtliche arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere für den Ausspruch einer Kündigung. Mit der notwendigen Ausermittlung des in Verdacht stehenden Sachverhalts werden von Arbeitgebern häufig externe Dritte beauftragt. Je nach Einzelfall können dadurch horrende Ermittlungskosten entstehen, die zunächst vom Arbeitgeber zu tragen sind. Bestätigt sich durch die Ermittlungen der verdächtige Sachverhalt, stellen sich viele Arbeitgeber die berechtigte Frage, ob sie die Ermittlungskosten vom betroffenen Beschäftigten ersetzt verlangen können. Die eindeutige Antwort des BAG lautet: Ja, sofern es sich um „erforderliche" Ermittlungskosten handelt.

Zügige Sachverhaltsaufklärung als Wirksamkeitsvoraussetzung

Beim Verdacht arbeitsvertraglicher Pflichtverletzungen eines Beschäftigten, ist der Arbeitgeber gehalten, möglichst zeitnah die Sachverhaltsaufklärung voranzutreiben. Dazu hat der Arbeitgeber alle ihm zumutbaren Anstrengungen zu unternehmen. Je nach Umfang des in Rede stehenden Sachverhalts, kann es für den Arbeitgeber erforderlich werden, zur weiteren Ermittlung einen externen Dritten - beispielsweise einen externen Rechtsanwalt - heranzuziehen.

Der Arbeitgeber muss seine Ermittlungen mit der gebotenen Schnelligkeit vorantreiben. So muss der Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung gemäß § 626 Abs. 2 Satz 1 BGB innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Kenntniserlangung der zur Kündigung berechtigenden Umstände erfolgen. Auch wenn diese zweiwöchige Frist grundsätzlich erst mit Abschluss der Sachverhaltsermittlungen zu laufen beginnt (vgl. bereits BAG 27.1.1972 - 2 AZR 157/71, NJW 1972, 1486), müssen Arbeitgeber den zeitlichen Ablauf dennoch im Blick behalten.

Entscheidung des BAG

In seiner Entscheidung vom 29. April 2021 hat sich das BAG nunmehr eingehend mit den dem Arbeitgeber entstehenden Ermittlungskosten durch die Tätigkeit eines externen Dritten beschäftigt. Dazu hat das BAG entschieden, dass der Arbeitgeber grundsätzlich die erforderlichen Ermittlungskosten vom betroffenen Beschäftigten ersetzt verlangen kann (Urteil vom 29. April 2021, Az.: 8 AZR 276/20, bisher lediglich vorliegend in der Pressemitteilung).

Nachdem bei der Beklagten im vom BAG entschiedenen Fall mehrere anonyme Verdachtsmeldungen wegen eventueller Compliance-Verstöße des Klägers eingegangen waren, traf das bei der Beklagten zuständige Gremium die Entscheidung, eine Untersuchung unter Einschaltung einer auf die Durchführung von Compliance-Ermittlungen spezialisierten Anwaltskanzlei durchzuführen. Aus dem Untersuchungsbericht der beauftragten Kanzlei ergab sich unter anderem, dass der Kläger auf Kosten der Beklagten Personen ohne dienstliche Veranlassung zum Essen eingeladen sowie gegenüber der Beklagten Reisekosten für von ihm unternommene Fahrten zu Champions League Spielen des FC Bayern München abgerechnet hatte. Die Tickets für die Spiele hatte der Kläger auf Anforderung von Geschäftspartnern der Beklagten erhalten. Für ihre Tätigkeit stellte die Anwaltskanzlei der Beklagten ausgehend von einem Stundenhonorar in Höhe von EUR 350,00 insgesamt EUR 209.679,68 in Rechnung.

Daraufhin kündigte die Beklagte das Arbeitsverhältnis gegenüber dem Kläger fristlos, hilfsweise ordentlich wegen Verstößen gegen das sog. Schmiergeldverbot, Abrechnung privater Auslagen auf Kosten der Beklagten und mehrfachen Spesenbetrugs. Gegen die Kündigung erhob der Kläger Kündigungsschutzklage, die rechtskräftig abgewiesen wurde.

Im Rahmen einer Widerklage hat die Beklagte den Kläger auf Ersatz der ihr von der Anwaltskanzlei in Rechnung gestellten Ermittlungskosten in Anspruch genommen. Dies begründete sie damit, dass der Kläger die Kosten nach den vom BAG für die Erstattung von Detektivkosten aufgestellten Grundsätzen zu ersetzen habe. Der Kläger machte daraufhin u. a. geltend, die Beklagte habe die Erforderlichkeit der Kosten nicht dargetan.

Nachdem das Arbeitsgericht die Klage abgewiesen hatte, hat das Landesarbeitsgericht dem Schadensersatzanspruch in Höhe von EUR 66.500,00 stattgegeben. Mit der Revision begehrte der Kläger die vollständige Abweisung der Widerklage.

Die Revision des Klägers vor dem BAG hatte Erfolg. Allerdings scheiterte der Schadensersatzanspruch der Beklagten im vorliegenden Fall lediglich an der fehlenden Darlegung der Erforderlichkeit der Anwaltskosten seitens der Beklagten.

Das BAG stellte grundlegend fest, dass ein Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die durch das Tätigwerden einer spezialisierten Anwaltskanzlei entstandenen notwendigen Kosten ersetzt verlangen kann, wenn er die Anwaltskanzlei anlässlich eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers mit Ermittlungen gegen diesen beauftragt hat und der Arbeitnehmer einer schwerwiegenden vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung überführt wird. Sofern ein konkreter Verdacht einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers vorliege, gehörten auch die zur Abwendung drohender Nachteile notwendigen Aufwendungen des Geschädigten zu dem nach § 249 BGB zu ersetzenden Schaden. Die Grenze der Ersatzpflicht richte sich nach dem, was ein vernünftiger, wirtschaftlich denkender Mensch nach den Umständen des Falles zur Beseitigung der Störung oder zur Schadensverhütung nicht nur als zweckmäßig, sondern als erforderlich getan haben würde. In diesem Fall müsse der Arbeitgeber allerdings substantiiert darlegen, welche konkreten Tätigkeiten bzw. Ermittlungen wann und in welchem zeitlichen Umfang und wegen welchen konkreten Verdachts gegen den Beschäftigten durchgeführt worden seien.

Auswirkungen für die Praxis

Die Entscheidung des BAG ist zu begrüßen. Arbeitgeber sehen sich angesichts notwendiger Sachverhaltsaufklärung, die auf pflichtwidrigem Verhalten von Beschäftigten basieren, häufig horrenden Ermittlungskosten gegenüber. Der vorstehende Sachverhalt zeigt, dass dabei auch Kosten in sechsstelliger Höhe entstehen können. Bestätigt sich auf Grundlage durchgeführter Ermittlungen der zunächst in Verdacht stehende Sachverhalt, erscheint es nur sachgerecht, den Beschäftigten in Bezug auf die Ermittlungskosten in die Pflicht zu nehmen. Die Kosten für die Sachverhaltsaufklärung sind in diesem Fall durch das pflichtwidrige Verhalten des Beschäftigen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses verursacht. Die Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers setzt voraus, dass

• gegen den Arbeitnehmer ein konkreter Verdacht einer erheblichen Pflichtverletzung besteht,
• der Arbeitnehmer der schwerwiegenden Pflichtverletzung tatsächlich überführt wird und
• die Ermittlungskosten erforderlich waren.

Demzufolge können Kosten für Ermittlungen, die den Sachverhalt nicht vollständig bestätigen konnten und lediglich für eine Verdachtskündigung ausreichend waren, keinen Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers begründen.

Daneben ist die Kostentragungs- und Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers begrenzt. Zum einen wird vom Arbeitgeber angesichts der im Schuldrecht bestehenden Schadensminderungspflicht zu verlangen sein, die Kosten im Blick zu behalten und auf das notwendige Maß zu beschränken (vgl. § 254 BGB). Ermittlungskosten von horrendem Umfang dürften daher nur bei in Rede stehenden erheblichen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers erforderlich sein, wie beispielsweise beim vom Arbeitnehmer begangener Straftaten von nicht unerheblichem Maße. Nicht erforderlich ist jedoch, dass der Arbeitgeber sich immer für den kostengünstigsten Ermittler entscheidet. Je nach Sachverhalt kann auch die Beauftragung eines (meist kostenintensiven) Experten erforderlich und angemessen sein. Zudem kann der Arbeitgeber grundsätzlich nur die Kosten erstattet verlangen, die im Zuge der Sachverhaltsermittlungen bis zum Ausspruch der Kündigung angefallen sind. Weitere Beratungskosten für einen sich anschließenden Gerichtsprozess muss der Arbeitgeber nach § 12a ArbGG grundsätzlich selbst tragen.

Sind einer Kündigung notwendige Sachverhaltsermittlungen durch externe Dritte vorangegangen, ist somit zukünftig stets zu prüfen, ob die entsprechenden Ermittlungskosten im Kündigungsschutzverfahren widerklagend geltend gemacht werden können. Daneben steht es dem Arbeitgeber selbstverständlich frei, den Beschäftigten auch im Wege einer Klage abseits des Kündigungsschutzprozesses auf Schadensersatz in Anspruch zu nehmen. Zur Vorbereitung eines entsprechenden Schadensersatzprozesses sollte der Arbeitgeber bereits von Beginn an dokumentieren, wann genau welche Ermittlungen von einem Externen vorgenommen wurden, um im Streitfall der vom BAG geforderten Darlegungslast für die Erforderlichkeit der Kosten nachkommen zu können.

Abzuwarten bleibt, welche Kosten das BAG zukünftig als „erforderliche" Ermittlungskosten anerkennen wird. Möglicherweise können dem Urteil des BAG vom 29. April 2021 bereits diesbezügliche Anhaltspunkte entnommen werden, das bislang lediglich in der Pressemitteilung vorliegt. Sobald das Urteil im Volltext veröffentlicht ist, werden wir über Neuerungen an dieser Stelle berichten.